În ultimele zile, în spațiul public au reapărut discuții privind documentele pe care asociațiile de proprietari le pot solicita proprietarilor și locatarilor pentru completarea cărții de imobil. Subiectul a readus în atenție limitele în care poate fi realizată această prelucrare de date și obligațiile pe care asociațiile de proprietari le au în raport cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR).

În activitatea asociațiilor de proprietari, gestionarea datelor personale ale proprietarilor și locatarilor reprezintă o necesitate firească. Administrarea unui condominiu presupune evidența persoanelor care locuiesc în imobil, iar legea stabilește anumite obligații atât pentru proprietari, cât și pentru conducerea asociației.

Totuși, existența unei obligații legale de a colecta anumite informații nu înseamnă că asociația poate solicita și păstra copii ale tuturor documentelor personale. Tocmai această distincție a fost readusă recent în atenție de Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), care a reamintit că, pentru completarea cărții de imobil, documentele de identitate pot fi verificate, însă nu trebuie reținute în copie.

Obligația de a comunica date nu înseamnă obligația de a preda copii ale documentelor

Legea nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari stabilește obligația proprietarilor de a comunica anumite informații necesare administrării condominiului, inclusiv modificările privind persoanele care locuiesc în apartament.

De asemenea, normele care reglementează completarea cărții de imobil prevăd înscrierea persoanelor pe baza actelor de identitate.

Acest lucru nu trebuie însă confundat cu dreptul asociației de a solicita și arhiva copii ale cărților de identitate, certificatelor de stare civilă sau ale altor documente personale (acte medicale, acte de studii, etc).

Din perspectiva legislației privind protecția datelor, există o diferență esențială între verificarea unui document și păstrarea unei copii a acestuia.

Ce spune, în realitate, GDPR?

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) nu interzice asociațiilor de proprietari să prelucreze date cu caracter personal. Dimpotrivă, acestea au dreptul și, în anumite situații, chiar obligația legală de a prelucra datele necesare administrării condominiului.

În schimb, regulamentul impune respectarea unor principii fundamentale, unul dintre cele mai importante fiind principiul reducerii la minimum a datelor (data minimisation). Acest principiu presupune că operatorul trebuie să colecteze numai acele date care sunt adecvate, relevante și strict necesare pentru scopul urmărit.

Or, o copie integrală a cărții de identitate conține numeroase informații care depășesc ceea ce este necesar pentru evidența locatarilor: fotografia titularului, seria și numărul documentului, semnătura, elemente de securitate și alte date care nu sunt indispensabile administrării unui condominiu.

Din această perspectivă, simpla dorință de a avea „dosare complete” cu actele proprietarilor nu constituie, prin ea însăși, un temei suficient pentru păstrarea unor copii ale documentelor de identitate.

Asociațiile de proprietari nu sunt exceptate de la aplicarea GDPR

Uneori există percepția că Regulamentul european privind protecția datelor se aplică exclusiv companiilor sau instituțiilor publice.

În realitate, orice entitate care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării unor date cu caracter personal poate avea calitatea de operator de date. Din această categorie fac parte și asociațiile de proprietari atunci când gestionează informațiile referitoare la proprietari, chiriași sau alte persoane care locuiesc în condominiu.

În consecință, acestea au obligația de a respecta toate cerințele impuse de GDPR, inclusiv cele referitoare la legalitatea prelucrării, limitarea scopului, reducerea la minimum a datelor, păstrarea acestora doar pe perioada necesară și asigurarea securității informațiilor colectate.

ANSPDCP poate efectua controale și poate aplica sancțiuni

Asociațiile de proprietari nu sunt exceptate de la competența de control a ANSPDCP.

Ca orice alt operator de date cu caracter personal, acestea pot face obiectul unor investigații atunci când există sesizări privind modul în care sunt colectate, utilizate sau păstrate datele personale.

În funcție de circumstanțele fiecărui caz, autoritatea poate dispune măsuri corective și, atunci când constată încălcarea prevederilor GDPR, poate aplica și sancțiuni contravenționale.

De altfel, în ultimii ani, ANSPDCP a soluționat mai multe investigații privind activitatea unor asociații de proprietari, sancțiunile vizând, între altele, divulgarea nelegală a datelor personale, afișarea excesivă a unor informații despre proprietari sau prelucrarea unor date fără respectarea principiilor impuse de Regulamentul european.

O administrare eficientă presupune și respectarea vieții private

Protecția datelor cu caracter personal nu trebuie privită ca o piedică în activitatea asociațiilor de proprietari, ci ca o componentă firească a unei administrări responsabile.

Legea permite colectarea datelor necesare administrării condominiului, însă această activitate trebuie realizată într-un mod proporțional și transparent, fără colectarea unor informații care depășesc scopul urmărit.

În practică, diferența dintre verificarea unui document de identitate și arhivarea unei copii a acestuia poate părea una minoră. Din punct de vedere juridic însă, această diferență este esențială.

Respectarea dreptului la viață privată nu împiedică buna administrare a unui condominiu. Dimpotrivă, contribuie la consolidarea încrederii dintre proprietari și conducerea asociației și demonstrează că obligațiile legale pot fi îndeplinite fără o colectare excesivă a datelor personale.

Într-o perioadă în care protecția datelor a devenit o preocupare constantă atât la nivel european, cât și național, respectarea acestor principii reprezintă nu doar o obligație legală, ci și o expresie a unei administrări moderne și responsabile a condominiilor.